25 Sep Funciones del personal ¿Saben tus empleados lo que tienen que hacer?
Funciones del personal
Por que tiene que tener claro tu personal lo que tiene que hacer y lo que no
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A la pregunta de ¿Saben tus empleados lo que tienen que hacer? que en principio puede parecer obvia, seguro que responderás con un «claro que lo sabe» y te parecerá que no tiene mucho sentido hacerla.
Sin embargo, en una encuesta realizada sobre los problemas del personal en el sector de la hostelería, más del 50% de las quejas que formulaban los trabajadores se referían a que no tenían claras cuales son sus funciones o qué es lo que se esperaba de ellos.
Uno de los fallos de organización más frecuentes es que el personal no sabe exactamente cuales son las tareas que tiene que realizar en la empresa.
Otro es no tener el hábito y el orden de hacerlas, un proceso habitual para realizarlas, lo que suele provocar olvidos con el consiguiente error en el servicio.
Y otro más, es no darles la importancia necesaria a las tareas que tienen que realizar. Porque nadie les ha explicado precisamente cual es la utilidad de lo que hacen y como repercute en el correcto funcionamiento del local.
Empieza por definir las tareas que hay que realizar
Los primero es identificar las tareas necesarias a realizar en el negocio, tanto las de cada día, como las que sean en periodos mayores de tiempo.
La cuestión es identificarlas todas, sin que se quede en el olvido ninguna.
No podrás identificarlas todas de primeras, pero según van pasando los días irás dándote cuenta de todas las tareas que hay que realizar, de todo tipo.
Lo realmente importante es que se reflejen por escrito, todas y cada una de ellas por insignificantes que parezcan.
Si se van anotando según se vayan identificando, al final obtendremos una lista completa de todo lo que hay que hacer.
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Asignar las tareas a cada miembro del personal
Esta parte es importante.
Es necesario que cada uno de los miembros tengan claro cuales son las tareas que anteriormente hemos identificado.
No solamente para que sepa que es lo que tiene que hacer, si no también para que se responsabilice de ellas.
Cada miembro del personal debe ser responsable de su trabajo y por tanto de realizar las tareas asignadas.
Para ello debe tener muy claro y por escrito cuales se le asigna.
Reflejar por escrito las funciones del personal
Es importante entregar a cada trabajador de tu plantilla una «ficha de descripción del puesto» que ocupa.
En la cual se reflejen las tareas que se deben realizar, sus responsabilidades y sus competencias.
En el caso de que tu empresa tenga un cierto tamaño y precise de encargados y responsables de turnos o áreas, se debe reflejar también quienes son sus superiores.
Y en el caso de que el puesto sea de una persona que va a asumir responsabilidades frente a otros trabajadores, en dicha ficha se deben reflejar quienes serán las personas subordinadas a su equipo.
De esta forma, todos sabrán a quien dirigirse para resolver un problema, pedir un permiso o cualquier otra consulta.
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Crear un hábito de realización de tareas
Una vez que se han identificado las tareas a realizar, que se han reflejado por escrito y que se han asignado al miembro del personal correspondiente, es importante crear el hábito o proceso de su realización.
Por poner un ejemplo, al empezar a trabajar, definir todas aquellas tareas necesarias para poder hacer un buen trabajo a lo largo del día.
Y lo mismo al finalizar, identificar todas aquellas tareas que hay que dejar hechas antes de marcharse con el fin de dejarlas listas para el trabajo del día siguiente.
Constituir un hábito de realización de tareas, permite al personal acostumbrarse a realizarlas. Con lo que se evita errores de servicio por no haber realizado una determinada tarea o por no haber preparado determinado producto.
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Explicarles por qué es importante hacer dichas tareas
En muchas ocasiones simplemente se asignan las tareas, pero no se explica por parecer evidente, la importancia de realizarlas correctamente.
Es importante que la persona tenga consciencia plena de lo que hace y el porqué de la necesidad de realizarlas.
El porqué es lo que realmente motiva a su realización.
Y no está demás comprender la importancia de hacer esas tareas, por pequeñas que sean, para conseguir la satisfacción final del cliente y que al final lo pase bien en el establecimiento.
Aquí te traigo un vídeo con el que estoy plenamente de acuerdo y que te proporciona información en este sentido.
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Conclusión
Todo esto te puede parecer básico, elemental y sin mucho interés.
Pero resulta que, por mi experiencia y lo he podido comprobar, uno de los problemas que aparecen en el funcionamiento de los establecimientos es precisamente esto, no tener asignadas debidamente las tareas a realizar al personal.
Y este problema, genera cantidad de errores que afecta directamente a la calidad del servicio, lo cual a su vez provoca las quejas del cliente que es algo que desde luego no te interesa.
Revisa si en tu negocio, todo el mundo tiene claro lo que tiene que hacer.
Te adjunto una plantilla base para la descripción del puesto y designación de tareas que te resultará útil.
Descarga aquí para ordenadores MAC
Descarga aquí para ordenadores WINDOWS
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