contabilidad para restaurantes

Cómo agilizar procesos de contabilidad en hostelería


Contabilidad para restaurantes

Cómo la digitalización te puede ayudar con tareas como la contabilidad

La hostelería en sí ya tiene cantidad de diferentes trabajos de los que hay que ocuparse.

Pero por si fuera poco, luego hay toda una serie de actividades que vienen a añadir más trabajo aún.

Tareas que no podemos eludir como es la contabilidad y la correspondiente liquidación de impuestos trimestrales.

Este tema, que nada tiene que ver con lo que es hostelería, viene muchas veces a quitarnos gran cantidad de tiempo, esfuerzo y preocupación.

¿Quien no ha tenido que ocuparse y con detenimiento de lo que está haciendo el Sr. contable con las cuentas del negocio?

¿Tener que preocuparse de cómo está haciendo su trabajo y no nos está metiendo en un lio?

Yo he pasado por esto, espero que vosotros no.

Contabilidad para restaurantes 

Es como si nuestros clientes, además de pagar el importe de lo que consumen religiosamente, se tuvieran que preocupar de cómo se lo estamos preparando para obtener un producto adecuado a la norma y que además no le genere problemas de salud.

Algo que no te puedes ni imaginar. ¿No crees?

En muchos casos, incluso te ves obligado a cambiar de gestor por que te ha metido en todo un berenjenal.

Al final, todo esto se traduce en más trabajo, como si lo que exige la hostelería no fuera suficiente.

Creo firmemente en que la transformación digital y las nuevas tecnologías, puede hacer mucho por el sector para reducir la carga de trabajo que ya tiene.

Por esta razón y con el fin de paliar de alguna forma el engorro que supone la contabilidad en los negocios de hostelería, os traigo una idea que espero os resulte de interés y ayuda.

Cómo agilizar la gestión de las facturas

Una forma de agilizar todo el manejo de facturas, recibos y demás documentos que trimestralmente debes aporta a tu gestor para que pueda realizar la correspondiente liquidación de impuestos y la contabilidad correspondiente es escanearlos con tu propio móvil a medida que te van llegando, de forma rápida y sencilla.

Transformarlos en archivos digitales y almacenarlos, en una carpeta, por ejemplo en una creada para las facturas de cada mes, en un  sitio seguro.

Uno de estos sitios seguros son las plataformas de documentos en la nube.

Un sistema de almacenamiento de archivos en la red donde puedes disponer de ellos en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo, móviles, tablets u ordenadores, propios o ajenos.

Plataformas muy conocidas como puede ser Dropbox, Google Drive o iCloud.

Dado que iCloud esta pensado para los dispositivos de Apple y su compatibilidad con Android es más compleja, me voy a centrar en los dos primeros que son comunes y muy accesibles desde cualquier dispositivo o sistema operativo que se disponga.

Es muy probable que ya conozcas los sistemas en la nube, pero si no, más abajo tienes vídeos que te demuestran como funcionan y es realmente fácil.

Para que la tarea de escanear el documento no te sea un proceso engorroso, sino todo lo contrario, ahora existen aplicaciones para el móvil de muy sencillo manejo y con resultados excelentes.

Con ellas puedes ir captando cada documento, a través de la cámara de tu móvil, en formato de imagen o en PDF y guardarlo en la carpeta correspondiente. La mayoría lo hacen directamente en PDF, que es lo recomendable.

Una vez guardado lo tienes siempre a mano, alojado en el servicio en la nube que hayas seleccionado y puedes hacer lo que necesites, sobre todo compartirlo, ya que lo tienes digitalizado.

Puede que en este momento todo esto te pueda parecer complicado o muy técnico, pero te aseguro que no lo es.

Simplemente hay que ponerse a ello y hacer un primer intento para asimilar el proceso que es bastante sencillo.

Aplicaciones para escanear documentos

Existen varias aplicaciones que permiten hacer este trabajo tanto para dispositivos IOS de Apple como para dispositivos Android.

Son sencillas de utilizar, obtienen resultados más que aceptables y se conectan directamente con las plataformas de almacenamiento en la nube.

Generan archivos tanto de imagen como en PDF. Y además son gratis, excepto Scanner Pro que tiene un coste de 4,49€, ya que ofrece otras prestaciones que muy probablemente tu no necesites.

Entre las más utilizadas para el sistema Android están CamScanner y Scanbot. Puedes descargar las aplicaciónes desde la tienda de Google Play.

CamScanner

Aquí tienes un vídeo que te explica como funciona la aplicación CamScanner y cómo mediante la función compartir puedes enviar el documento a tu servicio de almacenamiento en la nube:

Contabilidad para restaurantes

Scanbot

Y aqui tienes la demostración para Scanbot:

Contabilidad para hostelería

Entre las más utilizadas para el sistema Apple están Scannable y ScannerPro. Puedes descargarlas a través de iTunes o de la tienda de App Store de tu dispositivo.

Si tienes preferencia por CamScanner está disponible para el sistema IOS y también es gratis.

Scannable

Este es el vídeo demostración para Scannable:

Gestión de restaurantes

Scanner Pro

Este es el vídeo para ScannerPro:

Sistemas para restaurantes

Recuerda que si a la hora de hacer tus escaneos los conviertes todos a blanco y negro y los guardas en formato PDF los archivos que se generen serán mucho más ligeros y ocuparán menos espacio.

A tu gestor no le hace falta el color, solo los datos.

Plataformas de almacenamiento en la nube

Con respecto a las plataformas de almacenamiento ocurre lo mismo.

Dropbox y Google Drive son gratuitas hasta un cierto volumen de almacenamiento, 2 GB para el caso de Dropbox y 15 GB en el caso de Google Drive. Una gran diferencia en favor de Google Drive.

Dropbox

Con Dropbox para compartir el documento, no tienes más que autorizar que la carpeta sea pública y enviar el enlace por mail a la persona que quieras que acceda a ello, sea del sistema operativo que sea.

El sistema envía directamente el enlace al mail que tu indiques.

Aquí tienes un vídeo que te explica cuál es el funcionamiento de Dropbox:

Contabilidad para restaurantes

Google Drive

En el caso de Google Drive, debes autorizar a que la carpeta sea accesible y enviar el enlace al igual que con Dropbox o en la plataforma introducir el nombre de la persona y su email y Google Drive se encarga de avisarle para que sepa que tiene el acceso disponible a dicha carpeta con toda la documentación, sin necesidad de enviar ningún enlace.

Al introducir nombre y correo ya otorgas acceso permanente a dicho contenido.

Esta última acción con que la hagas una vez y autorices el acceso a tu contable, ya no tienes que repetirlo.

Creas una carpeta inicial, por ejemplo una para todo el año, autorizas su acceso a tu gestor al crearla y luego puedes ir añadiendo las facturas a lo largo del año, en subcarpetas de cada mes y no necesitas ni volver a autorizar, ni tener que enviar el enlace.

Tu  gestor podrá acceder a las facturas al final de cada trimestre o cuando crea conveniente.

La misma aplicación te permite realizar el escaneado del documento, si tu dispositivo es Android, ya que para sistemas Apple no está disponible esta función y te lo coloca en el lugar que le indiques, lo cual facilita aún más la labor, sin necesidad de más aplicaciones.

Aquí tienes un vídeo de cómo funciona la plataforma Google Drive

Facturación para restaurantes

Todo esto que te puede parecer complicado en un principio es solo acostumbrarse a ello.

Habituarse a manejar la documentación con este sistema te va a proporcionar un mayor ahorro de tiempo en la gestión de tus facturas.

Ventajas de escanear facturas con el móvil

Piensa en lo cómodo que puede ser recibir una factura, escanearla fácilmente en el momento o cuando te convenga con tu propio móvil.

Que la aplicación arregle la captura y la guarde en una carpeta, a la cual tendrá acceso directo tu gestor, que las puede ir contabilizando como mejor le convenga durante el trimestre o al final del mismo, ya que tiene acceso directo a ella.

Puedes guardar dicha factura directamente, reduces las posibilidades de pérdidas.

Puedes incluir las facturas que te lleguen digitalizadas como hacen las grandes compañías, como por ejemplo las de telefonía o los bancos. Sin necesidad de imprimirlas.

No tienes que preocuparte de enviárselas al final del trimestre y que las contabilice deprisa y corriendo en los 20 días que tiene para liquidar el impuesto. 15 si los presenta online.

Conclusión

Una buena solución general para todos los sistemas es elegir Google Drive como plataforma de almacenamiento en la nube, que te proporciona un espacio gratuito de 15 GB.

Más que suficiente para no tener que comprar espacio y utilizar cualquiera de la aplicaciones compatibles de escaneado gratuitas que más te guste.

Si tu sistema es Android puedes incluso evitar la aplicación de escaneado ya que lo tienes disponible en la misma plataforma.

Como todo, la primera vez parece más complicado, pero una vez que se tiene la costumbre es mucho más práctico que tener que estar recopilando facturas y haciendoselas llegar al gestor cada trimestre, que a su vez te las tiene que devolver una vez que las ha procesado.

Tiene una ventaja añadida, de esta forma además, puedes acceder a los gestores digitales que existen en la red.

Son gestorías que en muchos casos están especializadas e incluso resultan más económicas y de mayor accesibilidad. Y tienen exactamente el mismo rendimiento que las gestorías físicas tradicionales.

Espero que esta idea de digitalización te sea realmente útil y práctica y te permita ahorrar tiempo y preocupaciones para que puedas dedicar tu tiempo y esfuerzo a lo que realmente es tu trabajo y te proporciona los ingresos que es la hostelería.

Contabilidad para restaurantes


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Como siempre, me gustaría que me comentaras qué te parece la idea y si la encuentras práctica como para aplicarla en tu negocio.

O si crees que hay otro sistema mejor o para ti, la gestión de las facturas no resulta un problema.

Puedes dejar tu comentario, aquí abajo del todo del post ↓↓↓. Tu opinión es importante.

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2 Comentarios
  • Josefa Lopez Pérez
    Publicado en 10:21h, 05 febrero Responder

    Jorge de la Cruz siempre leo tu blog porque me parece muy interesante y pensado para los negocios pequeños como el mio.
    Este post me resulta super interesante y la verdad muy pedagógico, Estoy trabajando de forma tradicional y leído el articulo solo veo ventajas en el sistema de digitalización de facturas, me podré a ello. Muchas gracias.

    • Jorge de la Cruz
      Publicado en 21:25h, 05 febrero Responder

      Hola Josefa:

      Me alegro de que te sea de utilidad. Creo que las nuevas tecnologías tienen sus inconvenientes, pero desde luego también sus puntos positivos. Poder aprovecharlas al máximo para que nos faciliten las tareas de cada día es uno de esos puntos.
      Quiero contribuir a que la tecnología nos facilite la labor a los que trabajamos en este sector.
      Gracias por tu comentario.

      Un abrazo, Jorge.

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