Digitalizar tu restaurante

Las grandes ventajas de implementar sistemas digitales en la gestión de tu negocio

Digitalizar tu restaurante

La respuesta es bien sencilla, porque los resultados que se consiguen son muy diferentes y mucho mejores.

Tan diferentes que una vez implementados te preguntarás por qué razón no lo has hecho antes.

Lo que me propongo en este escrito es precisamente que conozcas todas las ventajas que tiene el digitalizar el funcionamiento de un negocio de hostelería y el cambio que supone.

Me voy a centrar solamente en la parte interna del negocio, en lo que es el funcionamiento, ya que la parte digamos online, ya la he tratado en otros post, como por ejemplo:

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Son muchas las acciones que se pueden realizar por parte de los establecimientos para tener una presencia digital en la red.

Todas tienen sus beneficios y es una tarea que resulta hoy en día imprescindible.

Lo primero que deberías hacer

Antes de comenzar a pensar en un sistema de digitalización debes tener en cuenta varios factores.

El primero es conocer las necesidades concretas de tu negocio.

Si tu establecimiento tiene una gestión constante de reservas, tendrás que tener en cuenta este factor a la hora de elegir un sistema u otro.

Por el contrario, si no admites reservas, este aspecto ya no será decisivo a la hora de escogerlo, dando prioridad a otros factores.

Si el tráfico de tus clientes es constante y muy rápido y la relación con el cliente es muy breve, tal vez no podrás sacarle todo el provecho a un CRM, la gestión de los clientes, ya que tendrás muy pocas posibilidades en recopilar muchos datos de sus preferencias, aunque esta posibilidad siempre hay que contemplarla.

Y tiene sus beneficios por escasos que sean.

Si en tu caso, el establecimiento tiene una gran terraza y las distancias son largas, está claro que debes invertir en «handys» o comanderos principalmente, para que tu personal pueda utilizarlos sin recorrer las distancias.

Estos son unos ejemplos de circunstancias en un local que van a determinar que sistema se debe elegir  y de cual prescindir.

Otro aspecto que debes tener en cuenta es que los procesos de digitalización requieren de energía personal por parte del responsable que toma la decisión, para aplicar el proceso, llevarlo adelante y que suponga una transformación real.

Por lo general, somos reacios a los cambios, y cuando se quieren realizar conlleva la gestión del miedo al cambio.

Por lo que debes esperar cierta resistencia y pegas hacia los nuevos sistemas.

Digitalizar tu restaurante

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Nuevas tecnologías más accesibles

Otra de las grandes ventajas es que las nuevas tecnologías permiten la gestión desde la nube, con lo que puedes acceder al sistema y a los datos desde cualquier dispositivo y lugar en el que te encuentres.

Ahora tu móvil te va a dar muchas más posibilidades, ya que desde tu mismo dispositivo podrás realizas muchas de las gestiones que necesites.

Otra ventaja es que ahora, las tablets que puedas necesitar, los TPV, pantallas planas e impresoras son mucho más asequibles que hace unos años, con lo que la implementación de estos sistemas se facilita.

Antes tener un comandero requería toda una inversión, ahora tablets muy económicas, permiten utilizar la aplicación y hacer esa función.

La mayoría de los diferentes sistemas o aplicaciones de gestión, al funcionar en la nube, no necesitas comprarlos sino que funcionan mediante una cuota al mes que da acceso al servicio.

Se pueden elegir las diferentes funcionalidades que necesite tu negocio.

Esto también permite reducir costes de adquisición del sistema.

Esto es una gran noticia, ya que digitalizar el funcionamiento de tu restaurante es ahora mucho más accesible.

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El trabajo de los camareros

La implementación de los sistemas digitales conlleva muchas ventajas para el personal.

Tener a su disposición un comandero, les supone no tener que realizar tantos viajes al punto de control, esto se traduce en no tener la necesidad de correr, tener más tiempo para atender al cliente y poder vender los productos en lugar de solo tomar nota y servirlos.

Se le facilita la gestión y algo que también es importante, se reduce su fatiga.

Es mucho más sencillo tomar nota, los pedidos van a cocina o a barra según corresponda.

Se mejora la coordinación entre la sala y la cocina, con lo que se evitan los conflictos y el mal ambiente.

No tienen el problema de que después no se entiende lo que han escrito con las prisas y de cualquier forma en su libreta y necesitan perder el tiempo intentando descifrar.

Se controla mucho mejor lo que las mesas han pedido y cuando. Cuando deben salir los segundos.

Se conoce el tiempo que lleva en espera una mesa cuando hay aglomeración del trabajo.

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Digitalizar tu restaurante

Puesto que tienen en la mano el sistema, se elimina el problema de los productos que se han olvidado facturar, ya solo este aspecto supone un aumento de las ventas. Algunas aplicaciones lo estiman casi en un 10%

Permiten tomar nota de forma mucho más personalizada, ya que te ofrece todas las opciones que el producto admita a la hora de prepararlo. Tantas como se quiera.

Este es un punto que cada vez va más en aumento y que el cliente exige, la forma en que quiere que se le elabore o presente determinado producto.

Además permiten el fraccionamiento por persona de una misma factura, algo que también está cada vez más demandado y que tanto complica a los camareros el desglose, a lo que son sumamente reacios y el asegurar el pago completo de la mesa.

Si facilitas y optimizas el trabajo de los camareros, esto al final se puede traducir en reducir costes de personal.

Algunas aplicaciones permiten incluso desde el mismo comandero gestionar el cobro de la factura con tarjeta o incluso el pago con el móvil.

Otros sistemas, permiten la impresión de la factura de forma remota, sin tener necesidad de acudir al punto de control. E incluso a través del mismo dispositivo que lleve el camarero.

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La gestión de la relación con el cliente

Una de las grandes ventajas es que mejoras considerablemente la relación con el cliente.

Los sistemas digitales facilitan la recopilación de los datos de forma sencilla, esto te permite conocer mucho mejor a tus clientes, cuales son sus preferencias, donde se suele sentar, cuando acude al local, etc.

Sabrás su media de gasto y por tanto el tipo de cliente que es para tu negocio.

Podrás implementar sistemas de fidelización en función de su consumo o frecuencia.

Felicitarle por su cumpleaños o disponer de los productos que en su momento te solicitó, etc.

Toda una serie de acciones de fidelización que son interesantes para el negocio.

Puedes conocer también patrones de servicio a los clientes.

Cómo el servicio de unos productos determinados conlleva sistemáticamente el servicio de otros, patrones que se repiten y que resultan sorprendentes.

Por ejemplo, quien pide un determinado producto de segundo suele pedir un determinado postre. Quien pide vino para acompañar a la comida suele pedir un determinado segundo, etc

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La gestión de las reservas

El libro de reservas es ahora digital

Permiten una mayor captura de datos y te permiten personalizar mejor la atención al cliente si es a través de una llamada.

Los sistemas digitales facilitan una barbaridad la gestión de las reservas, permiten la optimización de la sala al repartir los turnos de forma que haya mesas que se puedan doblar.

Permiten asignar una determinada reserva a una mesa directamente.

Se puede solicitar un deposito o pedir la tarjeta de crédito como forma de evitar la no presentación sin cancelar.

Esto es interesante para reservas de mesas con muchos comensales, en algunos casos lo realizan a partir de 6 personas, cuya cancelación puede perjudicar y con mucho al negocio.

El sistema solicita de forma automática la reconfirmación de la reserva que a su vez sirve de recordatorio.

Se pueden integrar los sistemas de reservas en tu sistema de facturación para que esté toda la información unificada, sobre todo en el caso de que haya prepagos o depósitos.

Los sistemas digitales también permiten en caso de no haber disponibilidad ofrecer otras opciones de reservas en otros establecimientos de la cadena o en otros días en los cuales haya disponibilidad.

Algunas plataformas incluso permiten el sistema de precios dinámicos, ya que en función del día, la hora y la ocupación, establecen el precio de un menú fijo de forma que se evite el menor número de mesas vacías.

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El cierre de caja

Por supuesto los sistemas digitales facilitan la apertura y cierre de caja.

Los medios de pago, los datos de venta, como por ejemplo lo que se ha vendido por mesas, por tramos horarios, por camareros, etc

Esto es importante, ya que permite estimular al personal mediante comisiones en función de sus resultados y de sus ventas.

Se controla mucho mejor lo que hacen los empleados, invitaciones, actividad.

Y todo esto se puede conocer en tiempo real desde cualquier punto.

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El inventario

Los sistemas digitales facilitan considerablemente esta tarea.

Ya sabemos en hostelería que el control del almacén es una tarea complicada.

Y sobre todo que no nos gusta nada tener que hacerlo.

Controlar en todo momento lo que entra y sale de producto y sobre todo en horas punta es una tarea difícil.

Los sistemas digitales te proporcionan mucha más información. La gestión completa del inventario.

Ya el solo hecho de tenerlo implementado, se ha comprobado que reduce las sustracciones en el almacén.

También te facilitan los pedidos y los pueden gestionar directamente al acabar un producto.

Facilitan la elaboración de los escandallos y actualizan los precios en función de las compras que se realicen.

Controlan las mermas de cada producto.

Te proporcionan información de los productos en lo que se refiere a sus precios y variación a lo largo del año.

Permiten realizar comparativas entre el consumo teórico y el consumo real con el fin de detectar cuales pueden ser los motivos de las perdidas de esa materia prima.

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Y los datos

Y como habrás podido comprobar, la gran ventaja es poder recopilar una gran cantidad de datos del funcionamiento del negocio en todos sus aspectos, lo que te va a reportar una mayor información real y concreta de lo que sucede.

Desde los datos de los clientes, los datos de inventario, del funcionamiento del personal hasta de las ventas y en que momento se realizan.

Datos que van a resultar imprescindibles para poder optimizar el negocio y sobre todo para poder saber que decisiones adoptar.

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Conclusión

Ya hemos visto las ventajas que te pueden proporcionar la implementación de sistemas digitales en el funcionamiento de tu negocio de hostelería.

También hemos visto que ahora los sistemas se adaptan más fácilmente a las necesidades de cada negocio y que resultan más accesible y fáciles de implementar.

Todas las empresas ofrecen ayudas para formar al personal e introducir el sistema en tu negocio, lo cual también es un aspecto a tener en cuenta.

Por mi experiencia, en mi negocio, hubo un antes y un después en la implementación de sistemas digitales y sobre todo una mayor eficacia de cara al cliente, ya que nos permitía mejorar con creces el servicio que le podíamos ofrecer reduciendo considerablemente el número de errores.

Os recomiendo que en la medida de lo posible implementéis estos sistemas y comprobéis las ventajas de esta transformación en vuestros negocios.

Digitalizar tu restaurante

¿Te has planeado incluir sistemas digitales en tu negocio?

Me gustaría saber cuál es tu opinión respecto a los sistemas digitales y a su implementación en vuestros locales.

O cuál es tu experiencia con ellos y si te son realmente prácticos en el funcionamiento de cada día.

¿Hay algo digital que hayas hecho y que no harías?

Puedes dejar tus comentarios, justo aquí debajo.

Con la interacción aprendemos todos.

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