Cuando acudo a un establecimiento de hostelería y veo que me toman nota con la libreta de papel y el bolígrafo o simplemente la toman de memoria, no puedo evitar pensar que en este negocio están perdiendo dinero.
Y es que solamente con las pérdidas por los olvidos, ya supone una cantidad que no se ingresa a tener en cuenta y que nunca se estima en su cuantía real.
Muchas veces se toman como gajes del oficio, cuando no se tienen porque asumir esas pérdidas.
Me ocurre que en muchas ocasiones, cuando pides algo a parte del pedido inicial, luego se les olvida incorporarlo en la factura.
O pido algo que luego no me llega y que en ocasiones ya no vuelvo a reclamar porque se ha pasado el tiempo y las ganas.
En otras ocasiones, las facturas llegan erróneas porque me cobran algo que no es lo que he pedido pero que resulta más económico.
En todos estos casos estás a merced de la buena voluntad del cliente, en el caso de que se de cuenta.
La realidad es que no se controla el negocio como se debe.
Todo esto son menos ventas que el negocio sufre y sin embargo, el trabajo se ha hecho y por tanto, perdido pero no pagado.
En este artículo te voy a contar las grandes ventajas que tiene el invertir en digitalizar la comanda y por qué deberías hacerlo.
Diferentes soluciones que hay en el mercado para digitalizar el proceso
Son muy numerosas las empresas dedicadas a ello.
Desde «handys o comanderos», dispositivos específicos pensados para esta función, hasta aplicaciones que se instalan en cualquier smartphone.
Con la opción del smartphone se pueden realizar las mismas funciones y se reducen los costes, pero los dispositivos ya no son tan robustos ni específicos.
Todo depende del tipo de negocio, su tamaño y de sus necesidades.
Por lo general son sencillos de utilizar, muy intuitivos y manejables, se pueden configurar como uno prefiera y se pueden llevar encima sin ningún problema.
Además de ser robustos, están pensados para uso intensivo y con cargas que duran, de sobra, toda una jornada de trabajo.
Veamos sus ventajas:
1 - Se eliminan las pérdidas por olvidos en las facturas
Si se utilizan adecuadamente y se mantiene la regla de que no se sirve nada que no tenga su ticket correspondiente, se eliminan las pérdidas por olvidos.
El camarero apunta todo lo que se le va pidiendo en el momento en el que se realiza la petición.
De esta forma se pone en marcha el pedido, bien sea en la barra o en la cocina.
Llega la orden mediante un ticket que se genera en la impresora correspondiente en el punto de elaboración.
Y todo queda registrado para su factura y control.
Este es un punto importante.
Ya que un estudio calcula que las pérdidas en facturación por productos que se olvidan y que no se facturan están entre un 5% y un 10% de la facturación, dependiendo del tipo de negocio.
Te resultará fácil calcular dicha cantidad.
Y comprobar que con la digitalización de la comanda vas a recuperar la inversión en muy corto periodo de tiempo.
2 - Menos trabajo para los camareros
Este es un factor importante.
Imagínate que en tu establecimiento hay una terraza bastante amplia.
Cada vez que se toma nota a una mesa hay que volver al punto de control para poner en marcha el pedido.
Bien sea en el TPV o en el sistema que estés utilizando en este momento.
Y a su vez, volver a la terraza a seguir tomando nota a otras mesas.
En el caso de que tomes nota a varias mesas para ahorrar viajes, mucho peor.
Porque no se empieza a preparar nada y la primera mesa tendrá que esperar más tiempo.
Con la digitalización de la comanda todos estos paseos no son necesarios.
El camarero puede ir tomando nota de todo lo que se le vaya solicitando sin necesidad de tener que ir al centro de control del establecimiento.
Lo que supone un ahorro en paseos y por tanto en trabajo, que al final de la jornada se nota.
Si el personal no está tan cansado, su trabajo sin duda será mucho mejor y sobre todo de cara al cliente.
Lo que repercute directamente en beneficio para el negocio.
3 - Aumento de la rotación de las mesas
Si el camarero no tiene necesidad de ir al centro de control cada vez que se le pide algo, es evidente que se ahorra tiempo en la gestión de las mesas.
Si los servicios a las mesas son más ágiles, se tardará menos tiempo en servir y las mesas estarán menos tiempo realizando la consumición.
Esto repercute directamente en la capacidad de rotación de las mesas, ya que se reduce su tiempo de estancia.
No solo se ahorra tiempo a la hora de tomar nota.
Si no también a la hora de hacer marchar los platos, de realizar repeticiones de bebidas y de pedir la factura cuando el cliente nos lo solicita.
Algunos dispositivos más complejos incluyen la posibilidad de cobrar al cliente con tarjeta directamente desde el dispositivo.
Con lo que el tiempo necesario para esta tarea es aún menor.
4 - Carta actualizada y disponible
A la hora de tomar nota, el dispositivo tiene todo lo disponible en ese momento ya que tiene la información permanentemente actualizada.
Desde platos que no están disponibles o que están agotados en ese momento, a todas las referencias que puede servir.
Con esta información actualizada en la mano, puede informar al cliente en el momento de todo aquello que puede consumir.
Todos los productos aparecen en su dispositivo, con sus precios y características correspondientes.
Por lo que puede informar de todos los productos que el cliente puede consumir y proporcionarle información adicional que pueda necesitar.
Puede informar de los alérgenos que pueden contener los platos para que el cliente pueda realizar una elección adecuada.
Volvemos a ahorrar tiempo en todo este proceso ya que no necesita acudir a confirmar o preguntar acerca de un producto poco usual o poco vendido.
5 - Mayor precisión a la hora de tomar nota
Cuando el camarero toma nota, y esto es algo que va en aumento, muchos comensales gustan de personalizar los productos.
Pidiendo que no le incluya tal ingrediente, lo contrario o cualquier otra modificación.
Con la digitalización de la comanda se le puede hacer saber al punto de elaboración tantas especificaciones como sean necesarias.
Otro ejemplo es el punto de la carne que prefiere el cliente.
Una aclaración que resulta indispensable y motivo de numerosas devoluciones.
Al hacerlo en el momento, ademas se evita el riesgo de olvidar que el cliente ha pedido tal plato pero con una salvedad.
Se puede dar el caso, si por ejemplo, en el camino hacia el punto de control, alguien le ha entretenido.
Lo que puede generar su devolución o tener que prepararlo de nuevo, con los retrasos que ello conlleva en hora punta.
Modificaciones mucho más rápidas y eficaces
Si un cliente después de que se le haya tomado nota cambia de opinión y quiere realizar modificaciones en su pedido, desde un dispositivo digital es muy sencillo aplicar los cambios.
Pero sobre todo más rápido, lo que permite llegar a tiempo en más ocasiones y por tanto evitar posibles pérdidas.
Se evitan una vez más esos olvidos que pueden generar que el cliente devuelva un plato.
Porque no incorpora lo modificación pedida o que el plato sea el inicial y no el que se ha solicitado servir después del cambio.
Me reconocerás que si tomas nota a los clientes en tu establecimiento y no lo haces de forma digital, en alguna ocasión y por la razón que sea, se te ha olvidado alguna especificación.
O algo que te han pedido después y que ha supuesto tener que rectificarlo.
En ese caso, se pierde tiempo e incluso en ocasiones conlleva pérdidas económicas.
Y es que es inevitable que de camino al centro de control te salude un cliente.
O te llamen para consultar algo o quieran despedirse de ti, etc. por poner algunos ejemplos.
6 - Mejorar los tiempos de servicio
Desde el dispositivo se puede pedir a cocina que ponga en marcha los segundos.
Cuando el camarero comprueba que la mesa está lista para ello, que ha terminado los primeros, puede ponerlos en marcha sin necesidad de acudir al punto de control.
Los dispositivos permiten la configuración para poder realizar esta operación con facilidad.
Mientras se recogen los platos de los primeros, la cocina ya está preparando los segundos, que estarán listos para servir a continuación.
Volvemos a evitar que se retrase la puesta en marcha de los segundos por que el camarero es entretenido en el camino hacia el punto de control.
Con la comanda digital esto no ocurre, ya que se pone en marcha en el momento y desde el mismo sitio.
Si alguien le entretiene en ese momento, la comanda está en producción.
7 - Mejor organización del trabajo
El dispositivo de comanda permite organizar el trabajo de la forma más adecuada.
Enviando instrucciones a aquellos puntos que tienen que intervenir y cuanto más complejo es el establecimiento, más eficaz es el sistema.
La instalación de impresoras receptoras de comandas instaladas en cada punto de elaboración agilizan enormemente el trabajo y la organización.
Cuando un camarero introduce una comanda, por ejemplo, la impresora de la barra emite un ticket con los productos que la barra debe preparar.
En la cocina, la impresora del cuarto frío emitirá un ticket con los productos que debe preparar y los mismo para el salsero o para el repostero.
Todo el mundo tendrá al instante los productos que debe elaborar para completar la comanda de la mesa.
Como cada ticket lleva su numeración correspondiente, en caso de afluencia de público, no habrá dudas de cuál hay que realizar primero y cual después.
El número del ticket te va a indicar su orden.
También se evita la posible pérdida de un papel con la comanda de una mesa.
En momentos de aglomeración, algo que ocurre en casos puntuales cuando una de las comandas se cae sin querer.
Tiempos de espera de las mesas
Algunos dispositivos están configurados para avisar al camarero cuando una mesa lleve en espera de ser servida un determinado tiempo.
En ese caso, el camarero puede comprobar que es lo que está generando dicho retraso.
Puede solucionarlo o bien atender a la mesa y darle la explicación necesaria e incluso entretenerla con algún producto adicional.
Puedes comprobar que la mejora en la organización en el proceso de elaboración de una comanda es considerable.
Esta permite aumentar la capacidad de un negocio de atender a más clientes.
O reducir el número de personas necesarias para atender de forma adecuada todo el proceso.
Opiniones de algunos usuarios
Este es el testimonio de uno de mis clientes que utiliza un sistema digitalizado de la comanda.
En el cual explica cómo le hubiera sido imposible sacar 130 cenas:
«Nosotros en Cullera dimos este sábado 130 cenas a la carta, desde las 9:45 a 11:15, seria imposible si no tuviéramos todo digitalizado.
Dos personas tomando nota
Una persona en barra preparando las bebidas y café
Dos personas en cocina
Una persona en pizzas
Un camarero sacando platos de cocina
Otro camarero sacando bebidas
Y un tercero dando apoyo.
Cuatro impresoras:
Una en Barra
Dos en cocina
Y otra en Pizzas
Todas las ordenes salen por las impresoras, queda totalmente prohibido sacar nada si primero no ha salido por la impresora.
NADA SE OLVIDA DE APUNTAR, se puede olvidar de sacar, pero no de apuntar.»
8 - Mejora de la atención al cliente
En momentos de gran afluencia de público tener digitalizada la comanda y reducir los tiempos de tomar nota y gestionarla, permite al camarero la posibilidad de dedicarle al cliente más tiempo para atenderle, aconsejarle, sugerirle y recomendarle.
Poder realizar venta cruzada de productos, entretenerse más con el cliente.
Poder ofrecerle mejor información como comentábamos anteriormente.
Esto se traduce de inmediato en una mejor atención al cliente.
Uno de los factores más importantes a la hora de fidelizarlo y que más se valora hoy en día.
9 - Mayor control de los productos
Todos los artículos están digitalizados y por tanto, los productos que se venden también.
Se puede conocer al instante qué productos se venden más y cuáles menos.
Las cantidades que se venden por familias, el importe de las ventas de cada producto, tipo o grupo.
Conocer la cifra de ventas de cada camarero y lo que vende.
Desde luego el control de toda la actividad mejora de forma considerable al digitalizar la comanda.
Y por tanto son mejores los informes que se obtienen de la actividad del negocio.
Otra ventaja al tener mayor control sobre los productos es conocer mejor el stock.
Saber cuales son los productos que interesan vender para que el camarero pueda promocionar su venta de alguna forma.
O simplemente recomendarla.
Y tener un mejor conocimiento del funcionamiento del negocio, permite optimizarlo de manera más eficaz.
Si conoces mejor los horarios y cómo es el funcionamiento en ese tiempo, podrás optimizar al personal y adecuarlo a las necesidades del negocio.
Cada producto que se elabora o prepara, bien sea una bebida, un plato o cualquier otro producto, va siempre acompañado de su ticket correspondiente.
Por lo que se sabe a qué mesa le corresponde, evitando tener que estar preguntando a dónde va ese producto que está en espera de ser servido.
Un ejemplo de funcionamiento con un sistema PDA en este vídeo:
10 - Mejora de la imagen del establecimiento
Es fácil comprobar que la imagen que se genera en un negocio en el que te toman nota con libreta y boli, no es la misma que la que se genera con un dispositivo electrónico.
Una imagen más actualizada y de negocio más puntero, que realiza inversiones en agilizar los procesos.
Facilitar el trabajo al personal, a la vez que se realiza un servicio sin errores, no tiene nada que ver con la imagen de uno que carece de todas estas sensaciones.
La imagen que genera un establecimiento eficaz, que sirve lo que se le pide y que no hay errores en factura ni olvidos en el servicio, es muchísimo mejor que la de un establecimiento que adolece de todos estos fallos.
Con la comanda digital también se evita la mala imagen que se genera cuando se le toma nota a un cliente y se olvida lo que te pidió.
Bien sea porque te ha entretenido otro cliente y al cabo de un tiempo, tienes que volver para que te recuerde que es lo que te había pedido, con la pérdida de tiempo y viajes que eso supone.
Imagínate que estás en un establecimiento y que te toman nota con el papel y al final te echa la cuenta en la misma nota y te la suman a mano.
¿Qué impresión es la que obtienes de ese tipo de establecimiento?
Conclusión
Mi más ferviente recomendación es que digitalices la comanda en tu negocio.
Las innumerables ventajas que ello suponen y la eficacia en el trabajo que se consigue es algo que no se alcanza a ver hasta que no se experimenta.
Es posible que cuando no lo utilizas no alcances a ver el alcance de las ventajas que suponen en tu propio establecimiento.
Ya que llevas mucho tiempo trabajando sin ello y has salido adelante.
Pero una vez que se ha dado ese paso y se ha incorporado en el negocio, siempre viene a la mente la pregunta de cómo hemos podido hacerlo todo antes cuando no teníamos el sistema.
Te aseguro que es algo que he experimentado en mis propias carnes y cómo hemos mejorado el servicio siendo más eficaces después de digitalizar la comanda.
No se entiende cómo se puede trabajar sin los dispositivos que permiten realizar el trabajo de forma tan eficaz.
Hasta el punto en que en una ocasión en el que tuvimos el dispositivo averiado por un momento, el agobio que se viene encima preguntándote cómo vamos a sacar el trabajo sin tener el sistema, es enorme.
Tal vez te interese leer:
¿Por qué debes digitalizar el funcionamiento de tu restaurante?
10 Aplicaciones para restaurantes que te ayudarán a mejorar tu negocio
Aporta valor sustituyendo tu TPV por un comandero digital
¿Quieres saber cuánto dinero estás perdiendo por no utilizar un comandero digital?
¿Qué opinas de digitalizar la comanda?
¿Consideras que son prácticas estas herramientas?
¿Qué impedimentos o razones te impiden digitalizar la comanda en tu negocio?
Espero tus comentarios respecto a este tema.
Las opiniones diferentes nos enriquecen a todos.
Suscríbete a mi newsletter y recibe nuevas ideas para hacer crecer tu negociony conseguir su mayor rentabilidad.
Además… podrás descargar un documento con las pautas necesarias para crear una oferta de trabajo irresistible capaz de atraer a los más cualificados y una sorpresa más.
